秘书长写好拟办意见的两个关键

 

拟办意见承载着业务工作内容，发挥着参谋助手作用，日用而不觉，须臾不可缺。写好拟办意见关键要做到“五个清楚”，狠下“三番功夫”。

一个请示件，请示的事项是什么，这是写拟办意见首先要搞清楚的问题。不同的请示事项根据规定有不同的承办部门和办理程序，弄错了不仅影响办件时效，还可能造成不可估量的损失。大部分请示件请示事项明确，有固定办理程序，但也有一些请示事项含混、请示依据不明，需要仔细甄别判断。此外，报件单位是否有报文资格、公文格式是否准确、办理时限是否紧急等，都需要认真审核，如有问题需及时与报件单位联系，不能稀里糊涂办“带病件”。

确定承办请示件后，把相关情况吃准摸透非常关键。查清楚情况，主要有3种方式。一是“往外看”与报件单位沟通。对短时间内难以理清办件思路的请示，可主动与报件单位沟通，了解报件初衷、考虑、依据、以往类似情况等，有利于全面掌握情况、精准找到线索、快速打开思路。二是“朝上看”找文件依据。请示事项能不能办、谁来办、怎么办，可能已在有关文件中有明确规定，或在有关领导同志讲话中有具体要求。找文件依据，要兼顾正反两个方面，确保实事求是、不偏不倚。三是“向内看”查以往做法。一个件，特别是较少接触的件，放在1个月来看或许是个例，但放在1年、5年、10年来看，可能就有很多类似情况。把这些查清楚搞明白，拟办意见就成功了一半。如果觉得某一个件从没办过、很难办，常常是因为查的相关件还不够多、不够准。

讲清楚道理是查清楚情况的自然延续，也是拟办意见最重要、最占篇幅的部分。把沟通情况、文件规定、以往做法、征求意见情况等摆出来，确保事实清晰、依据充分、逻辑严密、层次分明，所有论据都要服务于最终的意见建议。对于特别复杂的办件，特别是文件依据不清、类似办件较少、需作大量沟通的情况，还要从上级部门有关精神和要求、本单位实际情况甚至某专业领域的角度进行分析论证，必要时征求有关部门意见，综合考虑各方面因素，确保对问题的分析不留死角。

结论是分析的“果实”，是整个拟办意见的点睛之笔，应开门见山、完整准确、没有歧义。即便有多个备选方案，也应给出倾向性建议，供领导同志参考。不能写了几页纸，结论还是模棱两可。对于较复杂的办件，还应进一步陈述理由，条分缕析，起到强化论证的作用。答复方式也是结论的一部分，可以正式复函、拟写电话答复稿、直接电话答复等，依来文形式和答复内容而定，要简明得体。

写好拟办意见，不仅仅是文字上的功夫，更是对经办人思考问题、提出建议能力的考验。为把拟办意见中承载的事项办理好，在前期沟通、中间联络、最后答复的过程中，都要始终牢记办文工作的出发点和落脚点，切忌陷入“本本主义”“教条主义”，不能简单从完成文字材料的角度要材料、问情况，而是要始终想着怎样把事情处理好，深入调查研究，优化报件流程，提高文件办理效率。

要写好拟办意见，除了要掌握上述思路和方法，做到“五个清楚”之外，还要特别注重狠下“三番功夫”。

无论是前期沟通、查文件规定和以往做法，还是一遍遍修改框架、打磨文字，一个办件的周期短则几天，长则数周，遇到特别复杂、需广泛征求意见或深入研究的，办上几个月都有可能。这个过程非常辛苦，甚至很煎熬，比如查文件规定，有时要查近10年的档案，就像大海捞针。写拟办意见是研究解决问题的过程，也是不断提升工作能力水平的过程。一分耕耘，一分收获，只有通过一次次深入研究思考，才能逐步成为工作上的行家里手。

写拟办意见需要严谨务实，不能有半点投机取巧和侥幸心理，特别是查文件规定和以往做法时，要杜绝浅尝辄止。不能查到一个文件规定，或查到一个类似办件就“万事大吉”、照搬照抄。这个文件不一定是最新的文件，或者不一定是最契合的文件，这个办件的情况也不一定与现在办件的情况一样，相同的问题在不同的形势条件、背景情况下可能有截然不同的答案，同样的请示事项也可能有不同的结果。所以，查询时不能碰运气，更不能带着主观结论，要下一番笨功夫，把近年相关文件、类似办件都找出来，充分比较研究并找到规律、析透道理。

文章不厌百回改，拟办意见也是如此。比较简单的可能只需要小改，但对于复杂的、一时找不到破题思路的，改上十几稿都有可能，甚至多次推倒重来。越是这个时候，越不能心灰意冷。写拟办意见是一个由少到多、再由多到少的过程。前者是对相关情况了解较少，通过不断查询沟通，逐渐掌握事情全貌，这是一个由少到多的过程。但当落笔成文，要拣最重要的内容来写，不可眉毛胡子一把抓，能一句话说清楚的决不用两句话，这又是一个由多到少的过程。先少后多再少，每一个环节都不能跳过。